GnuCash

Présentation GnuCash

Club Linux Gatineau
Par Jacques Déry

Le 30 juin 2009

Introduction

Quelques concepts de comptabilité

Définitions

Tenue de livre (Bookkeeping): L'action de faire les entrées aux comptes et aux grand livres (Ledger).

Comptabilité: Utilisation des livres pour produire les rapports de fin d'année, les déclarations de taxe, l'analyse des rapports, etc.

Équivalents Propriétaires
GnuCash, Grisbi, kMyMoney,Moneydance	Microsoft Money, Quicken Personal Finance
GnuCash	Quick Books Financial / Taxation, MyBooks Professional

GnuCash et la double-entrée

GnuCash

"On pourrait faire le suivi avec un livret et ce serait suffisant (E.g. pour notre compte de chèques)."

L'entrée double en comptabilité --> Pourquoi?

Pour les affaires: L'argent est distribué sur plusieurs comptes.
L'argent bouge entre les comptes
En double entrée, l'argent bouge. Elle n'est pas créé et ne disparaît pas.
Les mouvements d'argent sont traîtées comme des transactions.
- Une transaction: C'est une dépense, une entrée de fond, un transfert de fond
C'est la méthode utilisé pour surveiller les différentes facettes financière de votre entreprise.
- Ça sert à suivre l'argent de votre entreprise et à contre-vérifier vos transactions.
- Ça sert aussi aux autres qui veulent vérifier (confirmer) tes chiffres (I.e. Revenue Canada, ta banque, etc.).

Pour l'Entreprise

Logiciel de comptabilité pour l'Entreprise

Devrait pouvoir être utilisé pout une entreprise de service ou une entreprise basée sur le contrôle d'inventaire.

Un bon logiciel d'entreprise devrait faire le suivi:

des ventes (Vente récurrentes-Locations, quotations, compte à recevoir),
des clients,
des vendeurs,
des achats,
des comptes bancaires,
des employés,
de la paye et
de l'inventaire

Un bon logiciel d'entreprise devrait être capable de faire des rapports

Se référer au site web AerospaceSoftware.com (Calgary) pour une démonstration sur le comment configurer GnuCash pour les affaires. Il inclus aussi une liste de compte (Que l'on pourrait faire valider par notre comptable).

NOTE: L'hyperlien ne fonctionne pas. Utiliser le fichier tgz.

Notions de Comptabilité

Dans quelle catégorie dois-je mettre cette dépense?

Avec GnuCash il n'y a pas de catégorie, seulement des comptes, i.e on catégorise les dépenses en utilisant les transactions dans les comptes.

L'équation comptable

Actif = Passif + Avoir des actionnaires ((Asset = Liabilities + Equity)

Débit et crédit

C'est là ou la double entrée est mêlante et ou les gens se perdent.

Il y a la colonne de Debit et de Credit

Pour nous, le mot debit est perçu comme une soustraction et credit comme une addition. L'un est bon, l'autre est mauvais.

Est-ce qu'un debit est meilleur qu'un credit?

Les deux sont bons. Ça dépend

En comptabilité les mots debit et credit sont arbitraire.
Un credit ca veut pas dire que on a de l'argent, un credit non plus d'ailleurs. L'important c'est la balance du compte.
Ce qu'on sait c'est que chaque debit est egal à un credit.

Explications

Dans notre livret de compte nous voyons la situation financière de la banque: Une dette (Liability) envers nous. Un credit, ça veut dire qu'il sont prêt à nous payer de l'argent. Ce que l''on voit c'est la situation financière de la banque en fonction de ce compte (Non pas notre vision de notre situation).

Les comptables, eux, savent que le crédit est à droite et que le débit est à gauche. C'est tout.

Heureusement, Gnucash enlève la complexité. Sans cela on se tromperait.

Bien démarrer

Bien démarrer (Instructions venant de ma banque)

Solde d'ouverture:

La première fois que l'on télécharge des transations, votre GFP (Gestionnaire de finance personnelle) vous demandera pour un solde d'ouverture. Laisser le solde d'ouverture à zéro (0) pour l'instant. Votre GFP inscrira un solde en tenant compte du solde courant et des transactions à télécharger.

Votre solde d'ouverture, une fois les transactions téléchargées, ne sera peut-être pas à jour. Il faut ajuster / valider la balance d'ouverture selon les instructions ci-bas.

Ajuster la balance d'ouverture:

Vous pourriez avoir des transactions récentes qui ne font pas parties du téléchargement courant. S'il y en a, la balance d'ouverture sera incorrecte. Pour vérifier ceci, il faut comparer les transactions récentes:

Avec votre banque "en ligne" sélectionner l'Historique des Transations.
Choisir le compte que l'on veut vérifier.
Comparer les transactions récentes dans l'Historique des Transactions avec les transactions récentes de votre GFP.
S'il y a des transactions dans votre historique qui n'apparaissent pas dans votre GFP, les ajouter en tant qu'ajustement. Si la somme est positive, ajouter le total à la balance d'ouverture de votre GFP, si négative la soustraire.

DÉMONSTRATION

Créer les comptes
Importer le fichier QIF (Si le fichier QIF commence au début, alors on va passer la journée a associer les transactions aux bon comptes.-- > il est préférable de commencer à une date fixe.
Associer les entrées avec des comptes (Le système apprend. Au prochain import il se rappellera des comptes choisis.)
Vérifier l'import et confirmer les comptes (Réconcilier les comptes)

Morale: Il faut bien créer les bons comptes si l'on veux bien commencer.

Conclusions

Pour les finances personnelles il est OK, mais l'apprentissage est long. Les bénéfices associés à la double entrées ne sont pas évidents. Une simple liste d'entrées bancaires ferait l'affaire mais on ne pourrait, par exemple, catégoriser les dépenses.

GnuCash est mieux adapté pour les affaires mais il n'est pas complet. Pour faire la tenue de livre il semble idéal car il fait les doubles entrées (Revenue Canada l'oblige), il enlève la complexité des transactions manuelles Débit/Crédit.

Par contre il y a un GROS PROBLÈME: Notre comptable n'utilise pas GnuCash. Il ne pourra pas importer le data.